Od 1 lutego 2026 r. w Polsce wchodzi w życie obowiązek korzystania z KSeF — Krajowego Systemu elektronicznego Fakturowania. KSeF ma zastąpić tradycyjne faktury papierowe lub pliki PDF i umożliwić wystawianie oraz przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej, z nadanym numerem identyfikacyjnym. System ma uprościć obieg dokumentów i ograniczyć biurokrację, która przez lata obciążała zarówno administrację publiczną, jak i organizacje społeczne.
Na ten moment jednak, ani administracja, ani grantodawcy nie posiadają jeszcze pełnych, szczegółowych wytycznych. Trudno się temu dziwić: KSeF nie jest jeszcze dostępny w finalnej wersji, a Ministerstwo Finansów nadal pracuje nad ostatecznymi rozwiązaniami. W tej sytuacji pojawia się wiele niepokoju — zwłaszcza wśród NGO, które obawiają się, że w okresie przejściowym część instytucji może jeszcze sięgać po dotychczasowe praktyki, w tym papierowe opisy faktur. Nie wynika to jednak ze złej woli, lecz z braku pełnej wiedzy i narzędzi, co w pierwszych miesiącach wdrażania może być zupełnie naturalne. Temat był ostatnio także omawiany przez Radę Działalności Pożytku Publicznego, która zgłosiła do Ministerstwa szereg pytań oraz sugestii od 3. sektora i obecnie oczekuje na odpowiedź (więcej o tym w artykule: https://publicystyka.ngo.pl/ksef-odpornosc-i-nowelizacje-pozytku-na-listopadowym-posiedzeniu-rdpp-tau). Niemniej jednak, faktury z KSeFu będą uznawane tylko w formie elektronicznej – jako wydrukowane nie będą spełniały wymogu dokumentu księgowego. Dlatego chcąc nie chcąc, wszyscy musimy przygotować się i przyzwyczajać do elektronicznego obiegu dokumentów.
W mojej ocenie jest to szansa do przewrotnej i pozytywnej zmiany: w końcu grantodawcy mogą odejść od mikro-kontroli każdej faktury poprzez wymaganie ich każdorazowego opisu, do bardziej zaufanego systemu rozliczeń bazujących na deklaratywnym wykazywaniu wydatków zgodnie z budżetem, a w przypadku audytu, dalej będzie możliwość weryfikacji zapisów w programie księgowym. Dlatego KSeF to ogromna szansa — jedna z największych od lat — aby przejść z modelu mikro-kontroli każdej faktury na model oparty na zaufaniu, audycie procesów i ocenie rezultatów. To kierunek, który w innych krajach działa od dawna i dobrze, że w końcu też w Polsce podąża się tymi krokami.
Poniżej zebrałem kilka zagranicznych przykładów, które dobrze pokazują, że cyfryzacja rozliczeń jest wykonalna i skuteczna — o ile administracja, grantodawcy, ale też grantobiorcy z niej w pełni korzystają.
Dania – NemHandel i brak papieru w sektorze publicznym
W Danii cały sektor publiczny korzysta z systemu e-fakturowania NemHandel. Od 2007 r. administracja może przyjmować wyłącznie e-faktury. Faktury są automatycznie przetwarzane, archiwizowane i oznaczane metadanymi — nie istnieje potrzeba ich drukowania czy opisywania.
Holandia — zaufanie zamiast kontroli każdej faktury
Holandia opiera rozliczenia NGO na e-fakturach PEPPOL oraz okresowej kontroli procesów, a nie pojedynczych dokumentów. Organizacje przesyłają wyłącznie e-faktury, a audyty badają zgodność z całym budżetem i efektami projektu.
Finlandia — e-fakturowanie jako codzienny standard
Finlandia od lat wymaga e-faktur w całym sektorze publicznym. Faktury papierowe są odrzucane, a NGO przesyłają dokumenty w jednolitym formacie, które automatycznie trafiają do systemów księgowych grantodawcy, które przetwarzają je automatycznie.
Niemcy — XRechnung i pełna integracja z administracją
Niemcy stosują centralny system XRechnung — jedyny akceptowalny format e-faktur dla administracji federalnej. Dokumenty są walidowane automatycznie, a audyty badają zgodność z procedurami, nie pojedyncze faktury.
Australia — e-faktury jako standard w relacji NGO–administracja
Australia wdrożyła obowiązkowe e-fakturowanie w formacie zgodnym z PEPPOL dla wszystkich relacji z administracją. System sam łączy fakturę z daną umową i budżetem — bez drukowania i opisywania — wszystkie dane znajdują się w metadanych faktury.
W każdym z powyższych krajów system działa, bo:
– e-faktura jest traktowana jako dokument kompletny,
– opis wydatku znajduje się w systemie księgowym, a nie na papierze,
– kontrole są okresowe i losowe oraz prowadzi się je na poziomie procesów, a nie weryfikowaniu każdego dokumentu księgowego.
Powyższe przykłady pokazują, że cyfryzacja nie jest rewolucją technologiczną, lecz przede wszystkim organizacyjną.
Co zatem warto, aby grantodawcy w Polsce wprowadzili wraz z KSeFem?
Należy zacząć od pilnej aktualizacji regulaminów: już teraz można zmienić procedury tak, by uznawały e-fakturę z KSeF jako pełnoprawny dokument, bez konieczności jej drukowania i opisywania – zgodnie z aktualną Ustawą o rachunkowości Art. 23.:
“1. Zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy stosować właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisu.”
Tak więc “trwałym” opisem dokumentu już teraz może być zapis w “księgach rachunkowych”, czyli programie księgowym, niezależnie czy dokument jest elektroniczny czy papierowy. Właściwe zaksięgowanie i “opisanie” zgodnie z budżetem projektu w programie rachunkowym powinno być wystarczające do prawidłowego rozliczenia wydatku.
Poza tym w realnych praktykach powinno wzrosnąć zaufanie do NGO ze strony grantodawców: zamiast kontrolować każdą fakturę, powinni oni przejść do audytu procesów w danej organizacji lub kontroli kilku, losowych dokumentów księgowych. A przede wszystkim sprawdzania rezultatów, ich zasięgu oraz skuteczności efektów danego projektu. To pozwoli zaoszczędzić cenny czas nie tylko NGOsom, ale też administracji i wszystkim przyniesie realne oszczędności. Taki system audytu niezmiennie będzie motywował organizacje do prawidłowej realizacji projektów.
Jak pokazują przywołane przeze mnie zagraniczne przykłady – w krajach, gdzie poziom zaufania do instytucji publicznych jest znacznie wyższy niż w Polsce, wynika to nie tylko ze strony samych obywateli, ale przede wszystkim z dobrych przykładów darzenia organizacji społecznych zaufaniem przez samą administrację. Mam nadzieję, że instytucje w Polsce pójdą również za tymi przykładami i wprowadzą więcej zaufania w rozliczeniach, sprawozdawczości i kontrolach wobec NGO, korzystając z okazji, jaką jest wprowadzenie KSeFu.
Nadchodzące miesiące to czas przygotowań i wspólnej pracy nad tym, by KSeF stał się narzędziem upraszczającym życie zarówno administracji publicznej, jak i organizacjom społecznym. Cyfryzacja może stać się przełomem, ale tylko wtedy, gdy wszyscy — administracja, grantodawcy i NGO — przygotują się do niej wspólnie.
Jakub Lasek – magister finansów i rachunkowości, działacz społeczny, wolontariusz, aktywista, lider i trener. Kierownik Wydziału Finansowania Organizacji Głównej Kwatery Związku Harcerstwa Polskiego – największej polskiej organizacji wspierającej dzieci i młodzież w samorozwoju. Od 15 lat jest czynnie zaangażowanym instruktorem harcerskim, pracującym wolontariacko z młodzieżą, jej liderami oraz trenerami. Członek Rady Fundacji Geko im. Moniki Mnich wspierającej w działaniu NGO oraz wolontariuszy. Współzałożyciel Opolskiego Centrum Wolontariatu „Iskra”, e-learningu o wolontariacie impakt.org.pl oraz narzędzia do diagnozy kultury organizacyjnej DrogowskazyKultury.org. Członek grupy roboczej ds. wolontariatu i aktywizmu przy Minister ds. Społeczeństwa Obywatelskiego.
Projekt Profesjonalizacja Fundacji Geko jest projektem realizowanym przez Fundację Geko im. Moniki Mnich finansowanym przez Narodowy Instytut Wolności – Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego ze środków Rządowego Programu Rozwoju Organizacji Obywatelskich na lata 2018–2030 PROO.
